POMS Gestione Acquisti Centralizzati

• Questo progetto nasce per rispondere alle nuove esigenze che l’evoluzione del mercato impone alle aziende che vogliono crescere professionalmente e migliorare le proprie prestazioni, sia in termini di organizzazione interna che di relazioni con l’esterno.
• L’e-procurement permette di avvalersi di collegamenti che facilitano i rapporti fra aziende, con la possibilità di fare business in tempo reale.
• La tecnologia utilizzata per la realizzazione di questo progetto è estremamente attuale e permette, mediante Intranet aziendale, di poter comunicare internamente fra le uffici e Direzioni in modo estremamente rapido e all’esterno con i vari partner.
• Il progetto P.O.M.S. nasce dalla necessità di far confluire in un unico centro tutte le richieste d’acquisto effettuate dagli utenti, proseguendo poi nel ciclo che porta agli ordini, fino al pagamento delle fatture.
• Tale metodologia è molto richiesta poichè la verifica e il controllo dei dati inseriti dagli utenti consente la pianificazione degli acquisti aziendali.
• Le aziende hanno sempre maggiore necessità di monitorare gli acquisti in riferimento ai piani finanziari e questo strumento oltre alla supervisione e alla convalida delle informazioni inserite, mediante la gerarchia delle approvazioni, permette anche di selezionare fornitori che diventeranno parte integrante dell’albo dei fornitori riconosciuti a livello aziendale.
• E’ interessante evidenziare che la concentrazione delle informazioni da parte della Direzione Acquisti per l’evasione degli ordini determina un fulcro che i flussi procedurali aziendali non possono esimersi dal considerare e pertanto diventa di fondamentale importanza per il management aziendale che deve supervisionare la corretta funzionalità delle procedure.

Gestione Autorizzazioni Utenti

• La struttura gerarchica degli utenti e di conseguenza le autorizzazioni ai flussi procedurali concessi permettono di definire il nucleo principale di accesso al progetto P.O.M.S. Un utente denominato come “Amministratore di Sistema” potrà definire tutte le varie tipologie di credenziali che dovranno essere assegnate agli utenti del progetto stesso.
• Ogni utente sarà collegato ad una o più Direzioni di appartenenza che saranno a loro volta collegate a categorie merceologiche.
• Quindi la struttura anagrafica utente è un insieme di legami relazionali con tabelle predefinite.

Flow Gestione Richieste

• • Il fulcro principale del flusso procedurale parte dall’inserimento delle richieste mediante la consultazione di un catalogo, dove la selezione delle categorie merceologiche dei prodotti e dei dettagli ad esse collegati porteranno anche a selezionare i fornitori accreditati.
  • Un utente selezionerà più prodotti e visualizzerà in tempo reale un elenco dei dettagli con la totalizzazione in quantità e valore della richiesta in fase di inserimento.
  • Al termine della selezione dei dati, potrà visualizzare la richiesta d’acquisto completa e apponendo la propria autorizzazione mediante inserimento della firma, verranno registrati i dati su un archivio di parcheggio e contestualmente la stampa della richiesta registrata, con un numero progressivo annuale.
  • I responsabili degli acquisti riceveranno una mail che segnalerà le nuove richieste inserite nell’archivio di parcheggio, permettendo loro di poter interrogare il sistema e predisporre, con selezioni e ordinamenti specifici, l’ordine di Acquisto che dovrà essere inoltrato al fornitore.
  • Il metodo di inoltro dell’ordine al fornitore potrà essere tramite invio diretto di e-mail. Al momento dell’invio dell’ordine, automaticamente verrà scatenato un evento che comunicherà a tutti gli utenti che hanno inserito le richieste e che sono parte dell’ordine inoltrato, lo status di avanzamento del processo.
  • Da questo si può evincere che ogni utente potrà interrogare il sistema P.O.M.S. per sapere a che punto sono le proprie richieste, poiché la fase di chiusura delle stesse sarà definita proprio dagli utenti che le hanno originariamente emesse e per i quali il processo si è concluso.
  • L’Ufficio Acquisti potrà interrogare a un livello alto tutte le richieste inserite e per chiavi di accesso diversificate, potrà conoscere l’entità delle richieste in ordine di anzianità, gli specifici status e le quantità di richieste per direzione e centri di costo aziendali.

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