INVENTARI AUTOMATICI

Logo_Inventag-2

La Tecnologia a Radiofrequenza (RFID) nella Gestione Inventariale

La Tracciabilità Documenti e Pratiche con RFID

Identificare i documenti è indubbiamente per alcuni settori professionali un argomento molto importante e delicato. La ns. azienda è in grado di fornire studi di fattibilità mirati, dall’organizzazione dei processi, al software applicativo, all’hardware, secondo le esigenze specifiche del cliente, in modo tale che le stesse abbiano un unico interlocutore a 360°.
Prima di considerare di applicare una gestione della tracciabilità dei documenti e degli archivi con la tecnologia RFID, è di fondamentale importanza fare uno studio di fattibilità che permetta di capire le varie ipotesi di gestione. La soluzione da noi proposta è sicuramente molto vantaggiosa in termini organizzativi e operativi ma non è detto che tale soluzione sia perseguibile. La nostra esperienza può essere un valore aggiunto per capire la decisione da prendere e il percorso da intraprendere.

FASI DI GESTIONE :

  1. Archiviazione Pratiche con Smart Tag RFID
  2. Lettura dei Tag Rfid con Reader Palmare e memorizzazione pratica con i riferimenti
  3. Archiviazione Pratiche con i seguenti passi :
    1. Abbinamento Tag Rfid alla Pratic
    2. Descrizione Generale della Pratica
    3. Elenco dei documenti con riferimento per data, argomento e contatto ecc
    4. Dettaglio di ogni singolo documento con le foto da PDA o tablet PC.
  4. Mediante Reader RFID è possibile cercare le pratiche in archivio e per ognuna è possibile analizzare le informazioni memorizzate.
  5. Il Palmare è utilizzato anche per la visualizzazione di documenti cartacei digitalizzati, questo è in grado di trovare pratiche con ricerche mirate e navigare con facilità nei vari argomenti e documenti digitalizzati.

La gestione stessa di documenti originali nonché storici e la normativa della Privacy implicano spesso dei vincoli, vista la delicatezza dei contenuti, tali da rendere difficoltosa la relativa lavorazione da parte dei sistemi informatici. Tuttavia quando si parla di contratti, documenti storici, carte topografiche anche di dimensioni importanti, e comunque di tutti quei documenti dove la “copia ottica” fornisce esclusivamente un documento di consultazione, ma non un documento riconosciuto come l’originale, ecco che si presenta la necessità di utilizzare la tecnologia dei TAG RFID.

Studi legali, notarili e professionali in genere hanno sì necessità di catalogare le pratiche e i fascicoli, ma hanno soprattutto bisogno di tracciarne la movimentazione all’interno degli uffici e tra i dipendenti che li gestiscono. Inoltre, con questa tecnologia, sarà possile ricercare una pratica scansionando con il lettore lo scaffale. Questo aspetto rappresenta un valore aggiunto offerto dalla ns. azienda nell’ambito delle proposte presenti sul mercato relativamente a tale argomento

Un altro aspetto importante è che l’adozione da parte dell’azienda di questa metodologia di avanguardia per l’inventariazione e identificazione dei documenti ha costi contenuti e non necessita di infrastrutture tecniche complesse o di investimenti onerosi. I vantaggi operativi e la riduzione dei costi e tempi nella ricerca di documenti e nella corretta catalogazione delle pratiche sono sicuramente stimoli importanti. L’etichetta può essere applicata ad una cartella che contiene il documento originale, può essere adesiva e plastificata, i costi sono estremamente bassi e una volta applicata non è più richiesta la sostituzione, quindi si tratta di costi non a perdita.

Il sistema centrale sarà utilizzato per poter registrare la catalogazione dei documenti, con le varie chiavi di ricerca compreso il codice del tag che sarà univoco per ogni documento gestito. Nel sistema centrale con questa formula di gestione, non sarà assolutamente necessaria la copia del documento originale e quindi il sistema computerizzato non ha necessità di memorie di massa importanti e costose. Ma come si può rintracciare un contratto in un archivio di un notaio con una biblioteca di 10.000 documenti? Una volta impostata la chiave di ricerca sul lettore RFID, si potrà rintracciare il contratto e cosa ancora più importante, il sistema registrerà anche che il contratto prelevato è fuori dalla sua normale ubicazione.